Un séminaire d’entreprises est un type de réunion professionnelle qui vise à former les collaborateurs. Il s’organise dans le cadre du renforcement des liens entre les participants sur un thème défini. Son organisation nécessite certains principes à suivre à cause des spécificités qui lui sont propres. Ce n’est tout de même pas si difficile que cela en a l’air. Tout est question de planification d’un projet bien défini.

Si vous voulez vous assurer que tout se passe bien lors de votre séminaire, sans négliger aucun détail, y compris le transport et la restauration, suivez ces quelques étapes.

Définissez vos objectifs

La première étape consiste à déterminer clairement l’objectif du séminaire. Demandez-vous pourquoi vous organisez l’événement professionnel et qu’attendez-vous de cette activité sur le corps et l’esprit de chaque participant. Vous aurez ainsi une bonne base pour développer votre plan d’action. Vous pourrez connaître quel type de séminaire organiser, à partir de là.

Certains séminaires visent principalement la cohésion d’équipes, d’autres cherchent à former de nouvelles recrues, etc. Ces objectifs principaux vous mèneront à des buts secondaires. Faites-en une liste et choisissez un ordre de priorité pour mieux les gérer.

Déterminez les participants

La réussite de l’organisation d’un séminaire repose sur l’élaboration de la liste de tous les participants, notamment les salariés qui vont constituer l’équipe.

Assistance

Définissez tout d’abord votre public cible. Vous devez essentiellement viser toutes personnes concernées directement par le thème principal.

Conférenciers

Une fois l’information à véhiculer est bien identifiée, il est temps de trouver les personnes qui se chargeront de la diffusion. Il est souvent plus conseillé de ne choisir qu’un seul intervenant. Ceci dans le but d’avoir une continuité logique dans la présentation et aussi pour avoir une bonne fluidité. Mais c’est une généralité, cela dépend de vos attentes et des cas qui se présentent. N’hésitez pas à inclure davantage de personnes si cela est nécessaire.

Faites une prévision budgétaire

Identifiez maintenant les ressources disponibles, car à ce stade, le fond de la fête est nettement défini. C’est ici que vous allez façonner le format du séminaire et cela se fera en fonction du budget à utiliser et de diverses contraintes possibles. C’est à partir des objectifs définis plus tôt que vous fixerez les besoins en ressources financières. Il faudra donc s’assurer que toutes les dépenses prévues n’excèdent pas les revenus qui leur sont alloués.

Comme ce n’est qu’une planification, nous vous conseillons de prévoir quand même une marge pour d’éventuelles dépenses imprévues.

Choisissez la bonne date

Cette étape est cruciale pour vous assurer de la disponibilité de vos invités à la date que vous aurez fixée. Les différentes options de date doivent donc être soigneusement étudiées. Vous allez ainsi choisir une journée à laquelle la majorité des participants et clients pourraient être disponibles. Surtout éviter que votre public cible soit en période de vacances, par exemple.

Avant de fixer une date définitive, demandez aux participants s’ils pourront assister au team building à la date et aux horaires prévus.

Trouvez le lieu idéal et propice aux animations

Plusieurs critères entrent en jeu dans le choix des prestataires et des lieux des événements. Vous devez a priori accorder plus d’importance à la capacité de l’espace. Il s’agit du nombre de personnes que peut contenir la pièce. Il faut aussi privilégier les espaces équipés de tous les équipements nécessaires pour le bon déroulement de l’événement. Les caractéristiques propres à la place font aussi partie des critères à ne pas négliger. Il n’y a rien d’idéal que de miser sur un espace qui prend en charge l’animation et la préparation des repas. Vous pouvez aussi faire confiance à un lieu vous proposant des meilleures idées pour bien organiser votre séminaire.  

Utilisez une solution d’inscription en ligne

Une possibilité d’inscription en ligne vous aidera à alléger votre charge de travail. Vous pourrez même vendre des billets à distance. Assurez-vous quand même que cela soit facile à utiliser et rapide à déployer pour attirer un plus grand nombre.

Organisez les activités

Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à planifier chronologiquement chaque activité qui aura lieu pendant l’événementiel. Une planification détaillée doit être faite des jours ou des semaines à l’avance. Pour s’assurer que le plan est exécuté correctement, vous devrez faire quelques répétitions et toutes les vérifications nécessaires avant l’événement lui-même. Vous devrez également prévoir des pauses avec nourriture et boissons. Tenez toujours compte d’une marge d’erreur possible pour toutes les activités afin d’éviter d’être pris au dépourvu par toute circonstance imprévue.

Passez à la communication

La communication déterminera l’image et la portée de votre marque. Plus l’événement est grand, plus vous aurez besoin de communication. Pour cela, vous pouvez faire confiance à une agence événementielle spécialisée.  

Vous devez effectuer un suivi auprès de votre public au moins une fois avant le séminaire. Il vous permettra d’avoir une meilleure estimation du nombre de participants au séminaire.

Faîtes appel à une entreprise spécialisée dans l’organisation de séminaires

Comme vous vous en doutez, l’organisation d’un séminaire n’est pas un événement qui peut s’improviser ! En effet, avec de nombreux aspects autour de l’organisation que vous devriez prendre en compte, force est de constater que cela peut rapidement tourner au cauchemar si vous ne vous y prenez pas de la bonne façon. Entre l’organisation des différentes activités, le déplacement de tous les employés, ou encore les repas que vous allez devoir organiser également, certains n’arrivent pas à organiser un séminaire à la hauteur de leurs espérances.

Heureusement, il existe de très belles opportunités pour vous permettre d’organiser un séminaire avec une entreprise spécialisée. Ainsi, si vous décidez par exemple d’organiser un seminaire avec spotlag, vous ne risquez pas d’être déçu ! Avec de nombreuses entreprises qui ont d’ores et déjà pu faire appel à cette entreprise pour organiser des voyages professionnels, des séminaires, ou encore des journées autour du team-building, cette société ne vous décevra pas. Pour profiter de ce service, il n’y a rien de plus simple. En suivant les étapes qui suivent, vous pourrez avoir une première idée du séminaire d’entreprise que vous pourrez organiser :

• commencez par préciser le type de séminaire que vous souhaitez organiser : cela peut être un séminaire de loisirs, un séminaire pour les sportifs, ou encore un séminaire de travail…
• choisissez ensuite le lieu où vous souhaitez organiser votre séminaire d’entreprise : cela peut être une ville précise, une région en particulier, ou même un autre pays
• enfin, comparez les différentes offres qui vous seront proposées en ligne : grâce à un habile système de filtres, vous aurez tout le loisir de choisir la formule qui vous convient

Il ne vous reste plus qu’à annoncer la nouvelle à vos collaborateurs et à faire vos valises !