Pour se mettre à la dématérialisation, une entreprise doit impérativement passer par l’archivage électronique. Cette dernière constitue effectivement l’étape finale de la dématérialisation. Il s’agit surtout de permettre une meilleure classification, traçabilité et aussi protection des documents. Mais en quoi consistent véritablement l’archivage numérique et la GED ? Voyons ici les quelques points clés qui permettent de comprendre ces deux procédés.

L’archivage électronique, les points importants

L’archivage électronique se trouve en bout de la chaîne du processus de dématérialisation. Il s’agit de l’ensemble des actions et des outils qui visent à réunir, classer et conserver des données informatiques dans un espace normalisé et sécurisé. L’archivage numérique permet de rendre les documents plus accessibles à tout moment à leurs utilisateurs pour une consultation. Grâce à l’archivage des documents, l’origine et la fiabilité de ces derniers sont parfaitement garanties.

La finalité d’un système d’archivage électronique ou SEA est de garantir la confiance dans les documents. Il s’agit d’un outil qui permet de fournir aux utilisateurs accrédités un environnement physique et informatique sécurisé. Il permet également d’assurer une confidentialité, une intégrité, mais aussi une pérennité de l’ensemble des documents électroniques probants de l’entreprise. Grâce aux services tels que l’archivage à Maurice, l’entreprise pourra apporter la preuve en cas de litige ou de contrôle de l’administration.

La GED, en quoi ça consiste ?

La GED ou Gestion Electronique des Documents est un procédé dont le but est de faciliter le partage d’information et l’accès plus facile à un document recherché. Il s’agit d’un outil de gestion quotidienne idéale pour les documents et les données pour la conduite des affaires. Grâce à un logiciel GED bien conçu, une entreprise pourra bénéficier d’un système de recherche et de partage plus facile pour les collaborateurs.

Aussi, il faut savoir que la GED n’implique en aucun cas une complexité de la procédure d’accès aux documents. L’outil de GED permet de décrire et de classer les documents selon qu’ils soient chauds, vivants, modifiables, nécessaires à l’entreprise ou encore contrôlés régulièrement ou quotidiennement. De plus, il aura pour finalité de modifier facilement les documents, de les valider, les classer et ainsi rendre la diffusion plus simple.

Les différences entre l’archivage électronique et la GED

Le système d’archivage électronique ou SEA et la GES sont deux solutions professionnelles complémentaires qui permettent d’accompagner les entreprises dans la dématérialisation. Cependant, il est important de ne pas confondre ces deux outils pour bien les comprendre. Si l’archivage électronique est destiné à fournir un environnement informatique sécurisé aux utilisateurs du système, la GED ne répond pas à cette mission.

En effet, même s’ils présentent quelques points communs, ils n’ont rien à voir concrètement. La GED consiste surtout à faciliter les activités tandis que le SEA a pour but de sécuriser les actifs de l’entreprise. Pour optimiser son développement et mettre à profit ses stratégies d’organisation, l’entreprise se doit d’intégrer l’archivage électronique avec la GED. L’adoption de chaque système devra ensuite correspondre aux besoins et aux priorités de l’entreprise.